اهمیت جلسات آنلاین و ویدیو کنفرانس

 سال‌های نه چندان دور، برقراری ارتباط از طریق ویدیو کنفرانس قابلیت خاص و مدرنی بود که تنها سازمان‌های بزرگ و شرکت‌های قدرتمند از عهده آن برمی‌آمدند. کسب‌وکارهای کوچکتر که فاقد منابع لازم برای بکارگیری تجهیزات بودند و در تیمشان فاقد متخصصان فنی استخدام بودند برای برقراری ارتباط از روش‌های دیگر مثل کنفرانس صوتی استفاده می‌کردند. در این مطلب از وبسایت پارسدو با اهمیت ویدیو کنفرانس و جلسات آنلاین آشنا می‌شویم. همچنین یکی از ابزارهای سرور ویدیو کنفرانس یعنی نرم‌افزار جیتسی را بررسی می‌کنیم.

با همه‌گیر شدن اینترنت و ابزارهای دیجیتال، ویدیو کنفرانس نیز طی دهه اخیر با دسترسی آسان و قیمت ارزان (حتی رایگان) در اختیار تمام کاربران اینترنت قرار گرفته است. استقبال گسترده از جلسات آنلاین به لطف پیشرفت فناوری VoIP یا همان صدا روی پروتکل اینترنت (انتقال همزمان مکالمات تلفنی روی یک شبکه دیتا) میسر شده است و پیشرفت آن کماکان ادامه دارد. این روزها هر فرد برای حضور در یک جلسه آنلاین ویدیویی تنها کافیست به یک تلفن همراه هوشمند و اینترنت دسترسی داشته باشد.
از مدیریت تیم‌های دورکار گرفته تا نهایی کردن معاملات تجاری بین‌المللی، جلسات آنلاین برای رشد و موفقیت کسب‌وکارها، فارغ از نوع و اندازه‌شان به یک ابزار ضروری تبدیل شده‌اند. این بدان معناست که سازمان‌های بزرگ و بنگاه‌های اقتصادی باید جهت برقراری یک ویدیو کنفرانس با کیفیت بالا برای نمایندگان و کارکنان خود بستر مناسبی را فراهم کنند. به همین دلیل است که در کسب‌وکار، برگزاری جلسات آنلاین برای کار از راه دور و برقراری ارتباط با دیگران امری ضروری محسوب می‌شود.

ویدیو کنفرانس چیست؟
ویدیو کنفرانس در حقیقت نوعی ملاقات آنلاین بین دو یا تعداد بیشتری از افراد است. این ملاقات از طریق یک تماس صوتی-بصری برقرار می‌شود. شرکت‌کنندگان در کنفرانس آنلاین فارغ از آنکه در کدام نقطه از جهان حضور دارند با استفاده از اتصال اینترنت قدرتمند قادرند به صورت همزمان صدای یکدیگر را بشنوند، با هم حرف بزنند، تصویر سایر افراد را مشاهده کنند و حتی به صورت همزمان روی اسناد همکاری داشته باشند.  
در کسب‌وکار و تجارت از کنفرانس ویدیویی معمولا برای برقراری ارتباط و همکاری در پروژه‌های مختلفِ درون شرکت یا هنگام همکاری با سایر سازمان‌ها انجام می‌شود. برای تجربه یک جلسه آنلاین بی‌نقص باید از سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب استفاده کرد. می‌توان گفت در یک جلسه ملاقات آنلاین، افرادی که در مکان‌های مختلف کار می‌کنند در یک اتاق مجازی و  دور یک میز مجازی گرد هم می‌آیند. برای برقراری این نوع ارتباط به مجموعه‌ای از ابزارهای اصلی نیاز است که عبارت‌اند از:
اتصال اینترنت پایدار
یک دستگاه برای نمایش تصویر  (لپتاپ، کامپیوتر خانگی، گوشی یا حتی تلویزیون)
یک کامپیوتر یا گوشی هوشمند
نرم‌افزار ویدیو کنفرانس
سایر لوازم جانبی مثل وبکم، میکروفون، هدست، اسپیکر و موارد دیگر
در دفتر برخی از سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ، یک اتاق مخصوص برای کنفرانس ویدیویی تدارک دیده شده است که در آن علاوه بر دوربین‌های فیلمبرداری و نمایشگر‌های کیفیت بالا، سیستم‌های صوتی واضحی برای ملاقات‌ها تعبیه شده است. استفاده از تجهیزات بهتر موجب ارتقای کیفیت جلسه می‌شود اما در عین حال، تنها با استفاده از یک لپتاپ و نرم‌افزار مناسب نیز می‌توان ویدیو کنفرانس برگزار کرد.

کاربردهای ویدیو کنفرانس
هیچکدام از روش‌های ارتباطی نوین به اندازه مکالمه حضوری پربازده نیستند اما می‌توان گفت جلسات آنلاین در مقایسه با کنفرانس‌های صوتی یا پیامرسان‌ها در رده بالاتری قرار می‌گیرند. مزیت مکالمه ویدیویی نسبت به سایر روش‌ها، مشاهده همزمان طرف مقابل است و این یعنی می‌توان زبان بدن را نیز تحلیل کرد. مزایای ویدیو کنفرانس باعث شده تا در تجارت و کسب‌وکار برای مقاصد خاصی مورد استفاده قرار بگیرد. چند مورد از مهمترین کاربردهای سازمانی ویدیو کنفرانس عبارت‌اند از:
ملاقات‌های تیمی
وبینارها
آموزش آنلاین
مصاحبه شغلی
کار در خانه
مدیریت کسب‌وکار

دلایل اهمیت ویدیو کنفرانس
چه بین نیروهای دورکار، چه درون شرکت‌هایی که در چندین شهر مختلف دفتر کاری دارند و چه در سازمان‌‎های تجاری حرفه‌ای که سفرهای برون مرزی در برنامه‌های آنها قرار دارد، استفاده از ویدیو کنفرانس در بسیاری از مواقع یک راه چاره حیاتی است. با حضور افراد در کنار یکدیگر، همکاری ساده‌تر شده و با افزایش بازده می‌توان در هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی کرد.
بر اساس پیشبینی وبسایت VC Daily، میزان استفاده از جلسات آنلاین در سال 2022 چیزی حدود 20 درصد افزایش پیدا خواهد کرد. این بدان معناست که حتی شرکت‌هایی که تاکنون از کنفرانس ویدیویی استفاده نکرده‌اند، بزودی سراغ آن خواهند رفت. پس برای درک بهتر کاربرد ویدیو کنفرانس، دلایل اهمیت آن در کسب‌وکار و حتی زندگی روزمره را در ادامه مرور می‌کنیم.

1- بهبود کیفیت ارتباطات
بر اساس گزارشی که توسط فوربز منتشر شده است، انسان قادر است اطلاعات بصری را با سرعت و دقت بسیار بیشتری از داده متنی یا صوتی پردازش کند. همچنین 62 درصد از مدیران اجرایی معتقدند که ویدیو کنفرانس در مقایسه با کنفرانس صوتی به طرز قابل توجهی موجب بهبود کیفیت برقراری ارتباط می‌شود. طبق این گزارش، 50 درصد از افرادی که مورد بررسی قرار گرفتند اعتقاد دارند جلسات آنلاین میزان درک افراد از موضوع را افزایش می‌دهد.
چه برای کسب‌وکارهای کوچک و چه برای شرکت‌های بزرگ تجاری، ارتباطات واضح و شفاف در درک درست پروژه‌ها، برآورده کردن انتظات و رسیدن به اهداف نقش کلیدی ایفا می‌کند. این یعنی کنفرانس ویدیویی برای تمام طرفین مکالمه ثمربخش است.

2- ایجاد روابط جدید
در ملاقات تصویری می‌توان با طرف مقابل نوعی ارتباط فردی برقرار کرد. استفاده از نشانه‌های زبانی و غیرزبانی به ایجاد اعتماد کمک می‌کند. با وجود آنکه برای انجام بسیاری از مذاکرات و صحبت‌ها لازم است افراد به نقاط دیگر سفر کنند، ویدیو کنفرانس می‌تواند در برگزاری سایر ملاقات‌هایی که اهمیت کمتری دارند به شرکت‌ها کمک کند و در عین حال مزایای برقراری ارتباط فردی با دیگران را فراهم آورد.
همچنین برای افرادی که هنوز به کارایی جلسات آنلاین شک دارند باید گفت بر اساس مطالعات اخیر، ویدیو کنفرانس در نظر بسیاری از فعالان کسب‌وکار یک ابزار سودمند است. در یکی از مطالعات، 98 درصد شرکت‌کنندگان اذعان داشتند که این فناوری در ایجاد روابط جدید درون شرکت‌ها و بین یک شرکت با سایر سازمان‌ها مفید واقع شده است.

3- صرفه‌جویی در هزینه‎‌ها
ویدیو کنفرانس امکان نوعی از ملاقات رو در رو را برای تیم‌ها فراهم می‌کند و این موجب ایجاد یک تجربه حضوری با مشارکت دیگران می‌شود. این در حالی است که برای یک ملاقات فیزیکی، باید برای سفر به محل ملاقات متحمل هزینه شد. علاوه بر آن، با بهره‌مندی از ملاقات مجازی می‌توان بهترین استعدادها را از مناطق مختلف بکار گرفت و به آنها اجازه داد تا از هر نقطه با شرکت همکاری داشته باشند.
در صورت جا افتادن فناوری ویدیو کنفرانس در یک سازمان، می‌توان از آن برای توسعه بخش نیروهای دورکار استفاده کرد و بهترین استعدادها از نقاط مختلف جهان را استخدام نمود.

4- صرفه‌جویی در وقت
از آنجایی که با استفاده از ویدیو کنفرانس می‌توان از هر مکان یک ملاقات مجازی ترتیب داد، این قابلیت امکان صرفه‌جویی در وقت را با جلوگیری از سفر و جابجایی به نقاط مختلف فراهم می‌کند. جلسات آنلاین به روش‌های دیگری هم می‌توانند جلو اتلاف وقت را بگیرند. برای مثال، با برگزاری یک ملاقات آنلاین به جای برقراری ارتباط از طریق ایمیل، علاوه بر حذف محدودیت‌های پیام متنی، هیچگونه سردرگمی در طرفین ایجاد نخواهد شد و تیم کارکنان به سرعت منظور کارفرما را درک خواهد کرد.
به گفته مایکروسافت، در یک نظرسنجی 89 درصد از شرکت‌کنندگان اعتقاد داشتند ویدیو کنفرانس موجب کاهش زمان لازم برای تکمیل پروژه‌ها شده است.

5- ساده شدن همکاری‌ها
با استفاده از بهترین تجهیزات و امکانات نرم‌افزاری در یک ویدیو کنفرانس می‌توان تجربه‌ای فراتر از دیدن افراد و شنیدن صدای آنها را فراهم کرد. در یک ویدیو کنفرانس می‌توان امکاناتی مثل ابزارهای مخصوص همکاری، به اشتراک گذاشتن صفحه و ویرایش همزمان اسناد را تجربه کرد تا بررسی فایل‌های مورد نیاز و استفاده از آنها در گفتگو برای همه راحت باشد.

6- افزایش بهره‌وری
یک ارتباط شفاف از طریق وجود نشانه‌های کلامی و غیرکلامی، به اشتراک گذاشتن صفحه، همکاری همزمان و امکان ملحق شدن به ملاقات از هر مکان به صورت مجازی در نهایت موجب افزایش راندمان و بهره‌وری زمان تمام افراد می‌شود.

7- افزایش سودمندی
با توجه به آنکه ویدیو کنفرانس موجب تسهیل همکاری همزمان روی اسناد می‌شود دیگر خبری از سلسله ایمیل‌های طولانی، گفتگوهای طولانی در پیامرسان‌ها، ایجاد نظر در اسناد و مشکلات کنترل نسخه نخواهد بود. تمام این موارد می‌توانند موجب سردرگمی، سوءتفاهم و تاخیر در انجام پروژه‌ها شوند. با استفاده از قابلیت‌هایی که ویدیو کنفرانس در اختیار تیم‌ها قرار می‌دهد می‌توان پس از ارائه نظرات و بازخورد دیگران، به سرعت از آنها استفاده کرد و بلافاصله به پرسش‌ها جواب داد.
از طرف دیگر با واکاوی ذهنی اعضای تیم، مدیران قادرند از درک درست پروژه توسط کارکنان اطمینان حاصل کنند. همچنین از آنجایی که جلسات آنلاین نیاز به سفر را از بین می‌برند، تیم‌ها می‌توانند زمان بیشتری برای پروژه‌ها صرف کنند و حتی در روزهای ملاقات آنلاین نیز مشغول پیش بردن کارها باشند.

8- برنامه‌ریزی آسان جلسات آنلاین
اگر کارکنان و مدیران یک کسب‌وکار برای برگزاری ملاقات‌ها دائم در سفر باشند، برنامه‌ریزی این رویدادها نیز به یک چالش تبدیل خواهد شد. در صورت استفاده از کنفرانس ویدیویی، این افراد می‌توانند از هر مکان مثل اتاق هتل، تاکسی، فرودگاه، خانه و حتی دفاتر شخصی خود به ملاقات ملحق شوند. گذشته از آن، چون جلسه آنلاین را می‌‎توان با استفاده از هر دستگاهی برگزار کرد، برنامه‌ریزی برای ملاقات‌های مجازی و اطلاع‌رسانی زمان آن به همه آسانتر خواهد بود.

9- گزارش‌ دقیق از ملاقات
در ملاقات‌های حضوری یا گفتگوی تلفنی، وظیفه یادداشت‌برداری از نکات و موضوعات مطرح‌شده بر عهده یک نفر دیگر خواهد بود. با توجه به سرعت بالای مکالمات و امکان بروز هرگونه خطا، ممکن است برخی از جزئیات گفتگو ثبت نشود. ویدیو کنفرانس برای جبران این ضعف نیز کارایی خود را نشان خواهد داد. این فناوری امکان ضبط جلسه و رونویسی از ملاقات را فراهم می‌کند تا تمام نکات بدون هیچ نقصی ثبت شوند. حتی زمانی که برای یکی از اعضای تیم سوال ایجاد شود یا نکته‌ای را به خوبی درک نکرده باشد می‌توان به فایل ضبط‌شده مراجعه کرد تا هرگونه ابهام رفع شود.

10- رویدادهای آنلاین
اگر یک مدیر قصد برگزاری جلسه با تمام کارکنانش را داشته باشد یا هدف از ملاقات گفتگو با رسانه‌ها، مجامع عمومی، دولت یا مشتریان و سهامداران باشد، ویدیو کنفرانس بهترین ابزار برای این اهداف است. با امکان به اشتراک گذاشتن تصویری پیام، این ابزارها امکان میزبانی از پنل‌های مختلف، وبینارها، رونمایی از محصولات و رویدادهای دیگر را فراهم می‌کنند.

راه‌اندازی سرور ویدیو کنفرانس
نرم‌افزارهای ویدیو کنفرانس در قرن بیست و یکم به مهمترین ابزارهای وب تبدیل شده‌اند. کار اصلی برای برقراری ارتباط میان دو طرف یک مکالمه ویدیویی را این نرم‌افزارها انجام می‌دهند. بسیاری از این برنامه‌ها با استفاده از یک سرور آنلاین که به ویدیو کنفرانس اختصاص یافته، زمینه را برای ملاقات مجازی فراهم می‌کنند. استفاده از یک سرور اختصاصی باعث می‌شود تمام امکانات و منابع آن سرور فقط به جلسه آنلاین تخصیص یابد.
زمانی که منابع سرور مثل رم، حافظه، پهنای باند و سیستم عامل فقط برای کنفرانس ویدیویی استفاده شوند، هیچگونه نگرانی بابت ایجاد قطعی و اختلال در جلسه آنلاین یا کند شدن سرعت تماس ویدیویی وجود نخواهد داشت. اختصاصی بودن سرور ویدیو کنفرانس همچنین باعث افزایش امنیت آن خواهد شد. در این حالت، هیچ مشترک دیگری در سرور وجود نخواهد داشت و هاست تنها برای کنفرانس مورد استفاده قرار می‌گیرد تا خطر بروز هرگونه رخنه امنیتی در سرور کاهش پیدا کند.

بهترین نرم‌افزار ویدیو کنفرانس
پس از سرور، به یک نرم‌افزار برای برگزار ویدیو کنفرانس نیاز است. در حال حاضر یکی از بهترین نرم‌افزارها برای کنفرانس ویدیویی جیتسی (Jitsi) است. جیتسی یک مجموعه‌ از سرویس‌های ویدیو کنفرانس، گفتگوی صوتی و پیامرسانی است. این برنامه متن باز با سایر پلتفرم‌های ویدیو کنفرانس تفاوت بزرگی دارد. برای استفاده از سایر برنامه‌ها باید یک حساب کاربری ساخت و مبلغی را به عنوان اشتراک پرداخت کرد اما در جیتسی هیچ نیازی به این کار نیست! این پلتفرم با تمرکز روی حریم شخصی کاربران طراحی شده است.
در جیتسی اطلاعات هیچ کاربری ذخیره نمی‌شود و نمی‌توان آن را با دیگران به اشتراک گذاشت. یک بخش از جیتسی که Jitsi Meet نام دارد به طور کامل برای ایجاد جلسات آنلاین بهینه‌سازی شده است. برنامه جیستی میت به آدرس ایمیل کاربران نیازی ندارد و به طور کامل رمزگذاری شده است. این برنامه در وب، iOS و اندروید قابل اجراست و شامل کیفیت صدا و تصویر HD می‌شود. جیتی میت هیچ محدودیتی برای تعداد ملاقات‌ها ندارد.