مدیریت یک پروژه کار آسانی نیست و این واقعیت است که موفقیت پروژه تنها بر دوش یک مدیر پروژه باشد، آن را سنگین‌تر هم می‌کند. بنابراین برای اطمینان از موفقیت پروژه، مدیران پروژه در سراسر جهان از ابزارهای مدیریت پروژه کمک می‌گیرند. یکی از این ابزارهای پایدار، نمودار گانت در مدیریت پروژه است. از طریق این مطلب شما را با این ابزار چشمگیر همراه با مزایا و کاربرد آن آشنا می‌کنم.
نمودار گانت نوعی نمودار میله‌ای است که یک برنامه زمان‌بندی پروژه را نشان داده و روابط وابستگی بین فعالیت‌ها و وضعیت برنامه فعلی را نشان می‌دهد.
به زبان ساده، نمودارهای گانت نمایش بصری وظایف یا فعالیت‌های پروژه هستند که در برابر زمان نمایش داده می‌شوند. این نمودارها معمولا تمام فعالیت‌هایی را که در یک پروژه انجام می‌شوند به صورت سیستماتیک نمایش داده تا بخش‌های مهم اطلاعات را نشان دهند. این اطلاعات شامل افرادی است که برای انجام چه کاری تعیین شده‌اند، مدت زمان هر کار و فعالیت‌های همپوشانی در یک پروژه. به همین دلیل است که نمودار گانت به عنوان متحدان کامل مدیران پروژه شناخته می‌شود زیرا به آنها در برنامه ریزی، زمان بندی، هماهنگی، ردیابی و مدیریت تمام وظایف درگیر در یک پروژه بدون زحمت کمک می‌کند.
تاریخچه نمودار گانت
نمودارگانت برای سال‌ها به مدیران پروژه کمک کرده است. ایده نمودارهای میله‌ای برای اولین بار در سال ۱۷۶۵ توسط جوزف پریستلی در نمودار بیوگرافی خود معرفی شد. در سال ۱۷۸۶ ویلیام پلیفیر پیشرو دیگری از نمودارهای گانت را در اطلس تجاری و سیاسی خود معرفی کرد. بعدا در سال ۱۸۹۶، کارول آدامیسکی، مهندس لهستانی چیزی شبیه به نمودارهای گانت را برای پروژه ساخت و ساز خود توسعه داد. سپس در حدود سال‌های ۱۹۱۰ تا ۱۹۱۵، یک مهندس آمریکایی به نام هنری گانت، نسخه‌ای از نمودار خود را معرفی کرد که به عنوان نمودار گانت و در مدت کوتاهی پس از پذیرش انبوه، محبوبیت پیدا کرد. در طول سال‌های ۱۹۱۷-۱۹۱۸، نمودار گانت برای ردیابی اسلحه‌های کوچک و مهمات همراه با حمل و نقل تجاری برای جنگ جهانی اول مورد استفاده قرار گرفت. با گذشت زمان، نمودار گانت به یک اصطلاح رسمی تبدیل شد و در سال ۱۹۲۳ برای اولین بار در کتاب والاس کلارک به نام نمودار گانت – ابزار کاری مدیریت استفاده شد. پذیرش نمودار گانت در طیف وسیعی از زمینه‌ها و حوزه‌ها رو به افزایش بود. در دهه ۱۹۸۰، با توسعه صنعت نرم افزار، نمودار Gantt دوباره محبوبیت خود را تجربه کرد. از آن زمان به بعد، نمودار گانت به یکی از نرم افزارهای مورد نظر مدیران پروژه برای نظارت و پیگیری پیشرفت پروژه تبدیل شده است.
اکنون که از نحوه پیدایش نمودار گانت در مدیریت پروژه آگاه هستید، اجازه دهید به جزئیات کار یک نمودار گانت بپردازم.
عناصر نمودار گانت
یک نمودار گانت معمولی از چندین عنصر تشکیل شده است. در ادامه عناصر اصلی را فهرست کرده‌ام که به شما در خواندن آسان نمودار گانت کمک می‌کند:
- لیست کارها (Tasklist): در سمت چپ نمودار گانت به صورت عمودی به پایین اجرا می‌شود و به توصیف کار پروژه کمک می‌کند. همچنین می‌توانید وظایف پروژه را در گروه‌ها و زیر گروه‌ها سازماندهی کنید.
- جدول زمانی (Timeline): به صورت افقی در بالای نمودار گانت اجرا شده و نشان دهنده ماه‌ها، هفته‌ها، روزها و سال‌ها برای پیگیری زمان است.
- تاریخ فعلی پروژه(Dateline): یک خط عمودی است که تاریخ جاری را در نمودار گانت مشخص می‌کند.
- میله‌ها (Bars): نشانگرهای افقی در سمت راست نمودار گانت هستند. این نوارها وظایف را نشان داده و پیشرفت، مدت زمان و تاریخ شروع و پایان هر یک از وظایف مربوط به تکمیل پروژه را نشان می‌دهند.
- نقاط عطف(Milestones): الماس‌های زرد رنگی هستند که در بین میله‌ها ظاهر می‌شوند و نشان‌دهنده رویدادها، تاریخ‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و تحویل‌های مهم هستند.
- وابستگی‌ها(Dependencies): اینها خطوط خاکستری روشن هستند که به وظایفی که باید به ترتیب خاصی انجام شوند می‌پیوندند.
- پیشرفت(Progress): با % Complete و/یا سایه زنی نواری نشان داده می شود که پیشرفت کار پروژه را نشان می‌دهد.
- منبع اختصاص داده شده (Resource assigned): نشان دهنده شخص یا تیمی است که مسئول تکمیل یک کار است.
خرید سرور مجازی در پنج موقعیت جغرافیایی ایران، ترکیه، هلند، آلمان و آمریکا با قابلیت تحویل آنی در پارسدو فراهم است.
مزایای نمودار گانت در مدیریت پروژه
همانطور که قبلا اشاره کردم، نمودارهای گانت کمک بزرگی برای مدیران پروژه است که به طرق مختلف به آنها کمک می‌کند. در زیر من جذاب ترین راه‌هایی را که در آنها نمودار گانت برای مدیر پروژه و همچنین پروژه سود می‌برد، فهرست کرده‌ام:
- شفافیت بهتر
نمودار گانت یک ابزار تجسم و اولویت بندی عالی است که به جمع کردن چندین کار و جدول زمانی در یک سند کمک می‌کند. این یک نمای کلی از پروژه در حال انجام به همراه اطلاعات مهم مانند اعضای اختصاص داده شده، ترتیب، مدت زمان و تاریخ شروع و پایان فعالیت‌ها، وابستگی‌ها و بسیاری موارد دیگر را ارائه می‌دهد. از طریق نمودارهای گانت، ذینفعان می‌توانند به راحتی پیشرفت پروژه را پیگیری و در عین حال فرآیندهای فردی را که برای تکمیل پروژه کار میکنند، درک کنند.
- ارتباطات بهبود یافته
در هر تیمی، ارتباطات بخشی جدایی ناپذیر از موفقیت پروژه است. چنان عاملی است که می‌تواند آن را بسازد یا آن را بشکند. اکثر پروژه‌ها به دلیل فقدان یا ارتباطات نامناسب با شکست مواجه می‌شوند. به همین دلیل است که مدیران پروژه به طور فعال از نمودارهای گانت استفاده میکنند که به جایگزینی جلسات روزانه و سایر به روز رسانی های وضعیت با یک نمایش بصری کمک می‌کند. این به اعضای تیم کمک می‌کند تا به راحتی پیشرفت کار و جدول زمانی را درک کنند که منجر به بهبود ارتباطات و روابط بهتر می‌شود.
- ایجاد انگیزه
با در نظر گرفتن یک جدول زمانی واقعی، اعضای تیم موثرتر می‌شوند. نمودار گانت به اعضای تیم کمک می‌کند تا روی وظایف محول شده خود تمرکز کنند. همچنین به تیم‌ها در کل کمک می‌کند تا روی کار در قسمت جلوی جدول زمانی کار و همچنین در انتهای یک بخش نمودار تمرکز کنند. در هر صورت، تیم‌ها می‌توانند به راحتی عادت‌های کاری خود را به برنامه کلی پروژه متصل کنند و در نتیجه آن را به موقع تکمیل کنند.
- هماهنگی تصفیه شده
نمودارهای گانت به مدیر پروژه کمک می‌کند تا رویدادها را به شیوه‌ای متوالی برنامه ریزی کند و احتمال بارگذاری بیش از حد اعضای تیم را کاهش دهد. گاهی اوقات، مدیران پروژه همچنین از چند ترکیب نمودار استفاده میکنند تا وظایف پروژه را به مجموعه‌های قابل مدیریت‌تری از فعالیت‌ها تقسیم کنند. این امر هماهنگی را افزایش می دهد و احتمال شکست پروژه را کاهش می دهد.
- خلاقیت را تقویت می‌کند
با مشاهده زمان شروع و پایان پروژه، اعضای تیم و همچنین مدیر پروژه، می‌توانند وظایف محول شده خود را پیگیری کرده و به موقع آنها را به پایان برسانند. این به آنها زمان کافی برای تمرکز بیشتر بر روی کار و ایده‌های نوآورانه در اختیار آنها می‌گذارد. همچنین، با وجود همه چیز در یک مکان، مدیر پروژه می تواند برای مشارکت ها و همکاری های جدید برنامه ریزی کند.
- بهبود مدیریت زمان
یکی از مهم ترین مزایای داشتن نمودار گانت، زمان بندی است. از آنجایی که زمان عامل جدایی ناپذیری است که موفقیت پروژه را تعیین می کند، نمودار گانت یک نمای یکپارچه از پیشرفت پروژه همراه با تاریخ شروع و پایان ارائه می دهد. این از تاخیرهای غیرضروری جلوگیری می کند و به اعضای تیم کمک می کند تا از جدول زمانی اصلی خود منحرف شوند. با این کار می توان به راحتی وظایف را اولویت بندی کرد و از تکمیل به موقع اطمینان حاصل کرد.
- مدیریت بهتر
یک پروژه به طور کلی شامل انواع مختلفی از وظایف پیچیده است که در جهت یک هدف انجام می شود. نمودار گانت در کنار هم قرار دادن تمام این قطعات از یک پازل پروژه کمک می کند و آنها را به شیوه ای ساده و بصری ارائه می دهد. این به مدیران پروژه در تصمیم گیری موثر در مورد تیم، منابع، تعیین جدول زمانی، توزیع وظایف و غیره کمک می کند.
- انعطاف پذیری بیشتر
هیچ چیز در این دنیا ثابت نیست. همین امر در مورد مدیریت پروژه نیز صادق است، جایی که تغییر بخش مهمی از فرآیند است. حتی با وجود کارشناسانی که در تیم شما وجود دارند، قطعاً تغییراتی رخ می دهد. بنابراین یک مدیر پروژه باید برای انجام هر گونه تنظیمات مورد نیاز برای حفظ پروژه در مسیر و پیشرفت به سمت موفقیت آماده بماند. با کمک نمودار گانت، می توانید به راحتی به تغییرات غیرمنتظره در محدوده پروژه یا جدول زمانی واکنش نشان دهید. نمودارهای گانت همچنین به تیم پروژه در پیشبرد اهداف پروژه کمک می کند و در عین حال راه های رسیدن به آن را اصلاح می کند.
با این کار، به پایان این مطلب در مورد نمودار گانت در مدیریت پروژه می‌رسیم. امیدوارم اطلاعات خوبی در اختیار شما قرار داده باشیم.
