آیا ایمیل‌های شما ناگهان به پوشه اسپم منتقل می‌شوند یا حتی به‌دست گیرنده نمی‌رسند؟ این احتمال وجود دارد که آدرس ایمیل‌تان در یک لیست سیاه (Blacklist) قرار گرفته باشد. لیست‌های سیاه ایمیل، پایگاه‌داده‌هایی لحظه‌ای هستند که توسط ارائه‌دهندگان خدمات اینترنت (ISPها) و فیلترهای ضداسپم برای شناسایی و مسدودسازی فرستنده‌های مشکوک استفاده می‌شوند.
هرچند قرار گرفتن در این لیست‌ها می‌تواند آسیب‌زننده باشد، اما جای نگرانی نیست، اگر با مراحل رفع آن آشنا باشید، پاکسازی دامنه یا سرور ایمیل از لیست سیاه کاملا امکان‌پذیر است.
در این مطلب ، یاد خواهید گرفت که چگونه بررسی کنید که آیا در لیست سیاه قرار دارید، چرا این اتفاق می‌افتد و از همه مهمتر چگونه سریع از لیست خارج شوید. ما همچنین شما را با ابزارهای برتر، مثال‌های واقعی و یک چک لیست پیشگیری آشنا خواهیم کرد تا به شما کمک کنیم در صندوق ورودی خود بمانید.
لیست سیاه (Blacklist) ایمیل چیست؟
لیست سیاه ایمیل، لیستی از آدرس‌های IP یا دامنه‌هایی است که مشکوک به ارسال اسپم یا ایمیل‌های مضر هستند. این لیست‌های سیاه توسط سازمان‌های ضد اسپم نگهداری می‌شوند و به‌طور گسترده توسط ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل (ESP) مانند Gmail، Outlook و Yahoo و همچنین ارائه‌دهندگان خدمات اینترنتی (ISP) و ابزارهای امنیتی برای فیلتر کردن ایمیل‌های ناخواسته یا بالقوه خطرناک استفاده می‌شوند.
لیست‌های سیاه ایمیل، که با نام DNSBL یا RBL نیز شناخته می‌شوند، توسط ISPها و فیلترهای اسپم برای مسدود کردن فرستنده‌های مضر استفاده می‌شوند. اما گاهی اوقات، حتی فرستنده‌های معتبر نیز در دام می‌افتند.
وقتی این اتفاق می‌افتد، ایمیل‌های شما دیگر به دست گیرندگان نمی‌رسند، نرخ باز شدن ایمیل کاهش می‌یابد و اعتبار فرستنده شما آسیب می‌بیند.
چگونه لیست سیاه ایمیل را بررسی کنید؟
اگر ایمیل‌های شما به‌طور ناگهانی در پوشه‌های اسپم قرار می‌گیرند یا به‌طور کلی مسدود می‌شوند، وقت آن است که بررسی کنید آیا دامنه یا آدرس IP شما در لیست سیاه ایمیل قرار دارد یا خیر. شناسایی زودهنگام مشکل می‌تواند اعتبار شما را حفظ و قابلیت تحویل ایمیل را برای عملکرد بهتر تضمین کند.
سه روش کلیدی برای تشخیص قرار گرفتن در لیست سیاه را بررسی کنیم.
تحلیل دقیق هدرهای ایمیل و پاسخ‌های SMTP
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای تشخیص مشکلات قابلیت تحویل، بررسی هدرهای ایمیل و پیام‌های خطای SMTP از ایمیل‌های برگشتی یا رد شده است.
هنگامی که یک ایمیل توسط سرور گیرنده رد می‌شود، کد خطا اغلب شامل یک سرنخ است. به عنوان مثال، خطای ۵۵۰ ۵.۷.۱ ممکن است به این معنی باشد که IP شما در لیست سیاه دامنه قرار دارد. برخی از سرورها حتی مستقیم در پیام برگشتی به ارائه دهنده لیست سیاه (مانند Spamhaus یا SpamCop) اشاره می‌کنند.
برای بررسی هدرها:
- ایمیل برگشتی اصلی را باز کنید
- به دنبال عباراتی مانند blocked ، blacklisted، spam در پاسخ سرور باشید
- به پاسخ سرور ایمیل یا جزئیات IP که باعث رد شدن شده است توجه کنید
این داده‌های خام می‌توانند مراحل بعدی شما را هنگام ارسال درخواست حذف لیست سیاه راهنمایی کنند.
نشانه‌های قرار گرفتن در لیست سیاه را شناسایی کنید (نرخ پرش، کاهش نرخ باز شدن)
گاهی اوقات، ممکن است پیام پرش (bounce) را نبینید، اما معیارهای عملکرد ایمیل شما به یک مشکل عمیق‌تر اشاره می‌کنند.
در اینجا نشانه‌های رایجی وجود دارد که ممکن است آدرس یا دامنه ایمیل شما در لیست سیاه قرار گرفته باشد:
- افزایش ناگهانی نرخ پرش(bounce rate)، به ویژه برای ایمیل‌های خروجی
- کاهش نرخ باز شدن و کلیک، حتی برای بخش‌های درگیر
- کاهش قابلیت تحویل ایمیل با وجود عدم تغییر محتوا یا لیست
- ایمیل‌ها به طور مداوم در پوشه spam در بین ارائه دهندگان قرار می‌گیرند
این علائم نشان می‌دهد که فیلترهای اسپم پیام‌های شما را علامت‌گذاری می‌کنند. نظارت دقیق بر آمار ایمیل می‌تواند به شما کمک کند تا تغییرات وضعیت لیست سیاه را قبل از اینکه ترافیک ایمیل شما ضربه بزرگی بخورد، زودتر متوجه شوید.
از ابزارهای بررسی لیست سیاه ایمیل استفاده کنید
برای اجرای این فرآیند، از ابزارهای آنلاین طراحی شده برای بررسی همزمان ده‌ها پایگاه داده لیست سیاه استفاده کنید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تشخیص دهید که آیا آدرس IP یا دامنه ایمیل شما به عنوان مشکوک علامت‌گذاری شده است یا خیر.
برخی از ابزارهای محبوب بررسی لیست سیاه عبارتند از:
- MXToolbox: یکی از قابل اعتمادترین ابزارهای همه کاره برای بررسی اینکه آیا دامنه یا IP شما در لیست‌های سیاه عمومی قرار دارد یا خیر.
- Cisco Talos Intelligence: نمرات اعتبار و بینش امنیتی را برای دامنه‌ها و IPها ارائه می‌دهد.
- MultiRBL: صدها ارائه دهنده لیست سیاه را بررسی می‌کند و لینک‌های مستقیمی به فرآیندهای حذف از لیست ارائه می‌دهد.
اجرای یک بررسی سریع در این پلتفرم‌ها می‌تواند نشان دهد که در کدام لیست سیاه ایمیل قرار دارید و شما را در مراحل بعدی راهنمایی کند.
آموزش حذف دامنه یا IP خود از لیست سیاه ایمیل
تا اینجای مطلب می‌توانید بررسی کنید که ایمیل‌های شما در لیست سیاه قرار دارند یا خیر. بیایید به فرآیند حذف ایمیل‌های شما از لیست سیاه بپردازیم.
مرحله ۱: مشخص کنید که در کدام لیست سیاه هستید و علت اصلی را تشخیص دهید.
لیست‌های سیاه بدون دلیل بر دامنه‌ها یا IPها تاثیر نمی‌گذارند. بنابراین، قبل از انجام هر اقدامی، درک دلیل این مشکل مهم است.
به همین دلیل است که اولین قدم شما باید شناسایی لیست سیاهی باشد که در آن هستید و سپس دلیل اصلی را پیدا کنید.
شناسایی لیست سیاه
ما قبلا در مورد اجرای بررسی لیست سیاه صحبت کرده‌ایم و جزئیات آن را توضیح داده‌ایم. و دانستن اینکه دقیقا کجا در لیست سیاه قرار دارید به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه کسی پیام‌های شما را مسدود می‌کند و برای رفع آن باید چه دستورالعمل‌هایی را دنبال کنید.
ارزیابی شدت لیست سیاه
اگر فقط در یک لیست سیاه کمتر شناخته شده قرار دارید، ممکن است اختلالات جزئی را مشاهده کنید. اما اگر توسط چندین لیست سیاه مهم مسدود شده باشید، ممکن است ایمیل‌های شما اصلا به صندوق ورودی نرسند. هرچه فهرست شدن ایمیل‌ها شدیدتر باشد، بیشتر نیاز به پاکسازی و حذف از فهرست دارید.
درک دلیل اصلی قرار گرفتن در لیست سیاه ایمیل
پیدا کردن اینکه در کدام لیست سیاه قرار دارید، تنها گام اول است. آنچه واقعا مهم است، درک دلیل اصلی قرار گرفتن در این لیست است. در اینجا چند دلیل رایج وجود دارد:
- شکایات مربوط به اسپم و Spam Trap: گزارش‌های مکرر اسپم یا قرار گرفتن در تله‌های هرزنامه (ایمیل‌های جعلی یا غیرفعال) نشان‌دهنده مشکل است و می‌تواند به سرعت به اعتبار فرستنده شما آسیب برساند.
- بازگشت زیاد و تعامل کم: مخاطبین قدیمی یا بی‌علاقه منجر به بازگشت و تعامل کم می‌شوند که هر دو می‌توانند باعث قرار گرفتن در لیست سیاه شوند.
- احراز هویت ایمیل گم شده یا پیکربندی نادرست: بدون پیکربندی صحیح SPF، DKIM و DMARC، ایمیل‌های شما ممکن است غیرقابل اعتماد به نظر برسند و در برابر جعل آسیب‌پذیر باشند.
- افزایش ناگهانی حجم ایمیل: افزایش شدید حجم ایمیل، به ویژه از یک دامنه سرد، می‌تواند نشانه مهمی (red flag) باشد و شما را در لیست سیاه قرار دهد.
- عدم رضایت و فهرست ایمیل ناسالم: ارسال ایمیل بدون انتخاب واضح یا نادیده گرفتن مشترکین غیرفعال، خطر شکایات و تله‌های اسپم را افزایش می‌دهد.
- محتوای اسپم یا مشکوک: عنوان‌های گمراه‌کننده، لینک‌های مشکوک یا قالب‌بندی ضعیف می‌تواند فیلترهای اسپم را فعال کرده و به قابلیت تحویل ایمیل شما آسیب برساند.
مرحله ۲: مشکلات اساسی (گزارش‌های اسپم، احراز هویت و غیره) را برطرف کنید.
قبل از درخواست حذف از فهرست، ضروری است که مشکلاتی را که باعث قرار گرفتن در لیست سیاه شده‌اند، از ابتدا حل کنید. درخواست حذف بدون پرداختن به علل ریشه‌ای می‌تواند منجر به قرار گرفتن دوباره در بلک لیست در آینده شود. در اینجا مواردی که باید روی آنها تمرکز کنید، آورده شده است:
- فهرست ایمیل خود را بررسی و پاکسازی کنید: مخاطبین نامعتبر، غیرفعال و بدون تعامل را برای بهبود سلامت فهرست حذف کنید. همچنین، مطمئن شوید که فقط برای مشترکینی ایمیل ارسال می‌کنید که انتخاب کرده‌اند و به ایمیل‌های شما علاقه‌مند هستند. این کار احتمال گرفتار شدن در تله‌های اسپم و دریافت شکایات را کاهش می‌دهد.
- بررسی کیفیت محتوا و حل شکایات مربوط به اسپم: مطمئن شوید که محتوای ایمیل شما ارزشمند و مرتبط با مخاطبانتان است. از زبان اسپم، لینک‌های گمراه‌کننده یا پیوست‌های مشکوک خودداری کنید. محتوایی که با مخاطبان شما همخوانی ندارد یا غیرقابل اعتماد به نظر می‌رسد، می‌تواند منجر به شکایت و قرار گرفتن در لیست سیاه شود.
- بررسی و رفع مشکل احراز هویت ایمیل: اطمینان حاصل کنید که رکوردهای SPF، DKIM و DMARC شما در فرآیند احراز هویت ایمیل به درستی تنظیم شده‌اند. این پروتکل‌ها مشروعیت ایمیل‌های شما را تایید می‌کنند و از جعل ایمیل جلوگیری می‌کنند.
- نرخ تعامل و نرخ پرش را رصد کنید: نرخ پرش بالا یا نرخ پرش پایین می‌تواند نشان دهد که ایمیل‌های شما به افراد مناسب نمی‌رسد. با حذف آدرس‌های ایمیل نامعتبر، لیست خود را پاک کنید و مطمئن شوید که محتوای شما به اندازه کافی جذاب است تا کاربران را به باز کردن و کلیک کردن ترغیب کند.
- بررسی حلقه‌های بازخورد: حلقه‌های بازخورد را با ISPها تنظیم کنید تا وقتی گیرندگان ایمیل‌های شما را به عنوان اسپم علامت‌گذاری می‌کنند، اعلان دریافت کنید. این به شما کمک می‌کند تا کمپین‌های مشکل‌ساز را شناسایی و برطرف کنید و برای کاهش خطر قرار گرفتن در لیست سیاه اقدام کنید.
مرحله ۳: ارسال درخواست حذف از لیست سیاه از طریق ایمیل
پس از رفع مشکلات ناشی از قرار گرفتن در لیست سیاه، مرحله بعدی درخواست حذف از لیست سیاه (Blacklist Removal Request) است. فرآیند حذف بر اساس نوع لیست سیاه و قوانین خاص سازمانی که آن را نگهداری می‌کند، متفاوت است. لیست‌های سیاه اصلی مانند Spamhaus، Barracuda و SpamCop رویه‌های متفاوتی دارند.
در اینجا یک مرور کلی ساده از نحوه درخواست حذف از برخی از معروف‌ترین لیست‌های سیاه ارائه شده است:
سایر لیست‌های سیاه:
- هر لیست سیاه فرآیند حذف خاص خود را دارد:
- برای دستورالعمل‌های دقیق به وب‌سایت لیست سیاه مربوطه مراجعه کنید.
- الزامات آنها را که اغلب شامل اثبات اقدامات اصلاحی است، دنبال کنید.
- اعتبار دامنه خود را پس از حذف از لیست سیاه زیر نظر داشته باشید تا از انطباق با قوانین اطمینان حاصل کرده و از قرار گرفتن در لیست سیاه در آینده جلوگیری کنید.
مرحله ۴: نظارت بر وضعیت لیست سیاه و جلوگیری از قرار گرفتن مجدد در لیست
پس از ارسال درخواست حذف از لیست، فقط منتظر نمانید؛ عملکرد ایمیل خود را زیر نظر داشته باشید. بررسی کنید که آیا ایمیل‌های شما هنوز مسدود می‌شوند یا به پوشه اسپم می‌روند.
حذف از لیست، همیشه فوری نیست. بسته به لیست سیاه، ممکن است چند ساعت تا چند روز طول بکشد. صبور باشید و مراحل اضافی درخواست شده توسط ارائه دهنده لیست سیاه را با دقت دنبال کنید.
اگر خیلی طول کشید، دوباره پیگیری کنید
پس از خروج از لیست سیاه، موارد زیر را رعایت کنید:
- رفع مشکل اصلی که باعث قرار گرفتن در لیست سیاه شده است
- حفظ سلامت مناسب لیست ایمیل
- جلوگیری از افزایش ناگهانی حجم ایمیل
- نظارت منظم بر اعتبار فرستنده
قرار گرفتن مکرر در لیست سیاه می‌تواند به اعتبار دامنه شما به طور دائم آسیب برساند، بنابراین تمیز و مطابق بودن با قوانین کلیدی است.
با خرید وی پی اس از پارسدو، می‌توانید از قدرت و پایداری یک ماشین مجازی اختصاصی در ۵ موقعیت جهانی بهره‌مند شوید.
بهترین نکات پیشگیری از لیست سیاه ایمیل
پس از اینکه دامنه یا IP خود را با موفقیت از لیست سیاه ایمیل حذف کردید، کار واقعی شروع می‌شود و مطمئن شوید که دیگر هرگز این اتفاق نمی‌افتد. پیروی مداوم از شیوه‌های خوب ایمیل نه تنها به شما کمک می‌کند تا از لیست‌های سیاه دور بمانید، بلکه به مرور زمان قابلیت تحویل ایمیل و اعتبار فرستنده شما را بهبود می‌بخشد.
بیایید بهترین شیوه حذف لیست سیاه ایمیل را که باید دنبال کنید، مرور کنیم:
یک لیست ایمیل تمیز و فعال داشته باشید
با تمیز کردن منظم لیست ایمیل خود برای حذف آدرس‌های ایمیل نامعتبر، غیرفعال یا برگشتی شروع کنید. ارسال ایمیل به مخاطبین قدیمی یا بی‌علاقه، خطر شکایت اسپم و قرار گرفتن در لیست سیاه را افزایش می‌دهد.
هر زمان که ممکن است از گزینه انتخاب دوگانه استفاده کنید تا مطمئن شوید افرادی که در لیست شما هستند واقعا می‌خواهند از شما بشنوند.
حتما درخواست‌های لغو اشتراک را فورا بپذیرید تا از ناامید شدن گیرندگان خود جلوگیری کنید.
احراز هویت ایمیل مناسب (SPF، DKIM، DMARC) را تنظیم کنید
احراز هویت یکی از مهمترین مراحل در محافظت از دامنه شماست. SPF را پیاده‌سازی کنید تا مشخص کنید کدام سرورهای ایمیل می‌توانند از طرف شما ایمیل ارسال کنند. DKIM را برای امضای دیجیتالی ایمیل‌های خود و تایید صحت آنها اضافه کنید.
برای تقویت بیشتر دامنه خود، از DMARC برای اجرای سیاست‌های احراز هویت و نظارت بر فعالیت‌های مشکوک استفاده کنید. پیکربندی صحیح این پروتکل‌ها، اعتماد ارائه‌دهندگان صندوق ورودی را ایجاد می‌کند و احتمال علامت‌گذاری شما به عنوان هرزنامه را کاهش می‌دهد.
فقط برای افرادی ارسال کنید که می‌خواهند از شما بشنوند
هرگز ایمیل لیست نخرید یا برای افرادی که ثبت‌نام نکرده‌اند، ایمیل نفرستید. بر ایجاد یک لیست مبتنی بر اجازه و بخش‌بندی آن تمرکز کنید تا بتوانید محتوای هدفمند و مرتبطی را که مشترکین شما واقعا می‌خواهند، ارسال کنید.
همیشه یک لینک لغو اشتراک قابل مشاهده قرار دهید و به ترجیحات گیرندگان خود احترام بگذارید. بازاریابی ایمیلی مسئولانه، اعتماد بلندمدت ایجاد می‌کند و احتمال علامت‌گذاری ایمیل‌های شما به عنوان اسپم را کاهش می‌دهد.
رفتار ارسال ایمیل خود را زیر نظر داشته باشید
کمپین‌های ایمیل خود را زیر نظر داشته باشید و به دنبال نشانه‌هایی از مشکل مانند نرخ تعامل پایین، افزایش نرخ پرش یا افزایش شکایات باشید. جهش ناگهانی در حجم ایمیل یا برنامه‌های ارسال نامنظم می‌تواند ایمیل‌های شما را مشکوک جلوه دهد.
یک الگوی ارسال ثابت را حفظ کنید، آدرس‌های IP جدید را به تدریج فعال کنید و از تجزیه و تحلیل برای شناسایی و رفع هرگونه مشکل در قابلیت تحویل ایمیل در مراحل اولیه استفاده کنید.
زیرساخت ایمیل خود را ایمن کنید
سرورها و پلتفرم‌های ایمیل شما همیشه باید با آخرین وصله‌های امنیتی به‌روز باشند. سیاست‌های رمز عبور قوی را پیاده‌سازی کنید و از احراز هویت دو عاملی (2FA) برای هر حساب متصل به زیرساخت ایمیل خود استفاده کنید.
به طور منظم سیستم‌های خود را برای نشانه‌های سوءاستفاده یا دسترسی غیرمجاز بررسی کنید. یک سرور هک شده می‌تواند بدون اطلاع شما اسپمارسال کرده و شما را دوباره در لیست سیاه قرار دهد.
تیم خود را در مورد بهترین شیوه‌های ایمیل آموزش دهید
این فقط سرور شما نیست که باید قوی باشد؛ تیم شما نیز نقش بزرگی ایفا می‌کند. کارکنان خود را آموزش دهید تا تلاش‌های فیشینگ را تشخیص دهند، از شیوه‌های اسپم جلوگیری و داده‌های مشترکین را با مسئولیت‌پذیری مدیریت کنند.
همه افراد درگیر در بازاریابی ایمیلی باید تاثیر قابلیت تحویل ایمیل و نحوه محافظت از اعتبار فرستنده خود را درک کنند.
از بازخوردها و شکایات آگاه باشید
حلقه‌های فیدبک ارائه شده توسط ISP های اصلی را رصد کنید تا در صورت علامت‌گذاری ایمیل‌های شما به عنوان اسپم توسط کاربران، مطلع شوید. هرگونه شکایتی را جدی بگیرید و منبع مشکل را بررسی کنید. چه مربوط به محتوای شما، چه مربوط به سلامت لیست یا تعداد دفعات ارسال باشد. از این بازخورد برای ایجاد بهبودهای لازم و حفظ اعتبار مثبت فرستنده استفاده کنید.
جمع بندی
قرار گرفتن در لیست سیاه ایمیل دردناک است و حذف شدن از لیست سیاه تنها نیمی از راه است. آنچه واقعا مهم است، کاری است که در مرحله بعد انجام می‌دهید. اصلاح شیوه‌های ارسال، ایمن‌سازی زیرساخت‌ها و رعایت استانداردهای ایمیل، کلید حفظ اعتبار دامنه شما هستند.
حذف از بلک لیست ایمیل را به عنوان یک دکمه تنظیم مجدد در نظر بگیرید. اکنون این شانس شماست که اعتماد ایجاد کنید، یک لیست ایمیل تمیز داشته باشید، تعامل را رصد کنید و ایمیل‌هایی ارسال کنید که افراد واقعا می‌خواهند دریافت کنند. ثابت قدم باشید، بهترین شیوه‌ها را دنبال کنید و نه تنها از قرار گرفتن در لیست‌های سیاه بعدی جلوگیری خواهید کرد، بلکه قابلیت تحویل را نیز بهبود بخشیده و نتایج را افزایش خواهید داد.
