مدیریت تیم سازمانی در پارسدِو با امکان تعریف دسترسی و بررسی فعالیت‌ها
مدیریت سرویس‌های یک شرکت یا سازمان، به‌ویژه زمانی که چند نفر از اعضای تیم مسئول پیگیری امور فنی، مالی و اجرایی هستند، به ابزارهایی برای مدیریت دسترسی کاربران و نظارت بر فعالیت‌ها نیاز دارد. در چنین شرایطی، استفاده از یک حساب کاربری مشترک می‌تواند مشکلاتی مانند کاهش امنیت، دشواری در مدیریت مسئولیت‌ها و محدودیت در کنترل فعالیت‌های اعضای تیم ایجاد کند.
پارسدِو با ارائه قابلیت جدید دسترسی اعضا، امکان مدیریت حساب کاربری سازمانی را برای شرکت‌ها و مجموعه‌های مختلف فراهم کرده است. با استفاده از این قابلیت، مدیر حساب می‌تواند اعضای تیم خود را دعوت کند، نقش آن‌ها را مشخص کند، دسترسی به سرویس‌های موردنظر را محدود کند و برای دسترسی هر عضو اعتبار زمانی تعیین کند.
همچنین با اضافه‌شدن بخش جدید فعالیت‌ها، مدیران می‌توانند فعالیت‌های تیم خود را مشاهده و بررسی کنند. این امکانات، مدیریت حساب‌های سازمانی در پارسدِو را ساده‌تر، امن‌تر و هدفمندتر می‌کند.
قابلیت دسترسی اعضا در پارسدِو چیست؟
قابلیت دسترسی اعضا در پارسدِو برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی طراحی شده است که می‌خواهند مدیریت سرویس‌های خود را میان چند نفر از اعضای تیم تقسیم کنند.
در گذشته، مدیریت سرویس‌ها از طریق حساب کاربری اصلی انجام می‌شد. با استفاده از قابلیت جدید، مدیر حساب می‌تواند افراد مختلف را به حساب خود دعوت کند و متناسب با مسئولیت آن‌ها، دسترسی موردنیاز را در اختیارشان قرار دهد.
برای مثال، یک شرکت می‌تواند مسئول فنی خود را برای مدیریت سرویس‌های میزبانی وب دعوت کند یا مسئول مالی مجموعه را برای پیگیری سفارش‌ها، تراکنش‌ها و فاکتورها به حساب سازمان اضافه کند.
این فرایند بدون نیاز به اشتراک‌گذاری اطلاعات ورود حساب اصلی انجام می‌شود. هر عضو با حساب کاربری خود وارد پارسدِو می‌شود و پس از پذیرش دعوت، امکان مدیریت حساب دعوت‌کننده را در محدوده دسترسی تعیین‌شده خواهد داشت.
چگونه اعضای تیم را به حساب پارسدِو دعوت کنیم؟
برای استفاده از قابلیت مدیریت اعضای تیم، ابتدا مدیر حساب باید وارد محیط کاربری پارسدِو شود.
فعال‌سازی ورود دو مرحله‌ای
پس از انتخاب گزینه دسترسی اعضا در محیط کاربری، از مدیر حساب درخواست می‌شود که ورود دو مرحله‌ای را فعال کند.
فعال‌سازی این قابلیت، پیش‌نیاز استفاده از امکان دعوت اعضای جدید است. به همین دلیل، تا زمانی که ورود دو مرحله‌ای فعال نشده باشد، دکمه دعوت عضو جدید در دسترس نخواهد بود.
این مرحله با هدف افزایش امنیت حساب کاربری و محافظت از دسترسی‌های سازمانی در نظر گرفته شده است.
دعوت عضو جدید
پس از فعال‌سازی ورود دو مرحله‌ای، امکان دعوت عضو جدید فراهم می‌شود.
برای ارسال دعوت‌نامه، مدیر حساب باید شماره موبایل فرد موردنظر را وارد کند. سپس نقش عضو را انتخاب کرده و تنظیمات دسترسی او را مشخص کند.
پس از ثبت دعوت‌نامه، پیامکی برای شماره موبایل عضو دعوت‌شده ارسال می‌شود. همچنین یک پیام در پنل کاربری پارسدِو او ثبت خواهد شد تا از دعوت به حساب سازمانی مطلع شود.
در این پیام، نام دعوت‌کننده و نقش در نظر گرفته‌شده برای عضو جدید، مشخص می‌شود. کاربر می‌تواند با ورود به داشبورد پارسدِو، دعوت‌نامه را مشاهده و برای پذیرش یا رد آن اقدام کند.
به این ترتیب، اعضای تیم از طریق پیامک و اعلان داخل پنل کاربری از دعوت خود مطلع می‌شوند و می‌توانند فرایند عضویت و دسترسی به حساب سازمانی را پیگیری کنند.
تعیین نقش و سطح دسترسی اعضای تیم
یکی از بخش‌های مهم قابلیت جدید پارسدِو، امکان انتخاب نقش برای اعضای دعوت‌شده است.
مدیر حساب هنگام دعوت عضو جدید می‌تواند نقش موردنظر را انتخاب کند. نقش‌های قابل انتخاب شامل موارد زیر هستند:
نقش فنی
این نقش برای اعضایی در نظر گرفته شده است که مسئولیت مدیریت سرویس‌های فنی شرکت یا سازمان را بر عهده دارند.
مدیر حساب می‌تواند مشخص کند که عضو فنی به کدام سرویس‌ها دسترسی داشته باشد. این امکان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دسترسی مسئولان فنی را به سرویس‌های مرتبط با وظایف آن‌ها محدود کنند.
نقش مالی
نقش مالی برای اعضایی مناسب است که مسئولیت پیگیری امور مالی، سفارش‌ها، تراکنش‌ها و فاکتورهای سازمان را بر عهده دارند.
این نقش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا مسئولیت‌های مرتبط با امور مالی را به فرد مشخصی واگذار کنند.
نقش دسترسی کامل
در شرایطی که یکی از اعضای تیم نیاز به مدیریت گسترده‌تری از حساب سازمان داشته باشد، مدیر حساب می‌تواند نقش دسترسی کامل را برای او انتخاب کند.
این نقش برای اعضایی مناسب است که مسئولیت مدیریت بخش‌های مختلف حساب سازمانی را بر عهده دارند.
چه دسترسی‌هایی برای اعضای تیم قابل تعریف است؟
در فرایند دعوت عضو جدید، دسترسی‌های زیر برای نقش‌های تعریف‌شده در نظر گرفته شده‌اند:
- مدیریت سرویس‌های انتخاب‌شده
- مشاهده سفارش‌ها، تراکنش‌ها و فاکتورها
- پرداخت سفارش‌ها
- شارژ کیف پول
- تمدید سرویس‌ها
- ثبت سفارش جدید
- مشاهده و ثبت تیکت
این دسترسی‌ها امکان انجام بخش مهمی از امور روزمره حساب سازمانی را برای اعضای تیم فراهم می‌کنند.
با واگذاری مسئولیت‌ها به اعضای مشخص، مدیر حساب می‌تواند فرایند مدیریت سرویس‌ها، پیگیری سفارش‌ها و انجام امور مالی را میان افراد مختلف تقسیم کند.
انتخاب سرویس‌های قابل مدیریت توسط عضو
برای نقش فنی و نقش دسترسی کامل، امکان انتخاب سرویس‌هایی که عضو دعوت‌شده مدیریت می‌کند، وجود دارد.
مدیر حساب می‌تواند هنگام دعوت عضو، سرویس‌های موردنظر را انتخاب کند. در نتیجه، عضو دعوت‌شده تنها در محدوده سرویس‌های تعیین‌شده فعالیت خواهد کرد.
برای مثال، اگر یک شرکت چند سرویس میزبانی وب و سرور داشته باشد، می‌تواند دسترسی مسئول فنی را به سرویس‌های مشخصی محدود کند.
این قابلیت برای سازمان‌هایی که تعداد زیادی سرویس در پارسدِو دارند، اهمیت زیادی دارد. زیرا مدیریت دسترسی‌ها را دقیق‌تر می‌کند و امکان واگذاری مسئولیت‌ها را بر اساس نیاز هر عضو فراهم می‌سازد.
تعیین اعتبار زمانی دسترسی اعضا
یکی دیگر از امکانات کاربردی بخش دسترسی اعضا، تعیین تاریخ اعتبار دسترسی است.
مدیر حساب می‌تواند در زمان دعوت عضو جدید، فیلد اعتبار دسترسی تا را با یک تاریخ مشخص تکمیل کند.
پس از پایان روز تعیین‌شده، دسترسی عضو به حساب دعوت‌کننده به‌صورت خودکار قطع می‌شود.
اگر این فیلد خالی باقی بماند، دسترسی عضو بدون محدودیت زمانی خواهد بود.
این قابلیت برای شرکت‌هایی که از نیروهای پروژه‌ای، پیمانکاران یا همکاران موقت استفاده می‌کنند، کاربرد زیادی دارد.
برای مثال، اگر یک متخصص فنی برای مدت مشخصی مسئول بررسی و مدیریت سرویس‌های یک شرکت باشد، مدیر حساب می‌تواند اعتبار دسترسی او را تا پایان پروژه تعیین کند. پس از پایان اعتبار، دسترسی عضو به‌صورت خودکار لغو خواهد شد.
پذیرش یا رد دعوت‌نامه توسط اعضای تیم
پس از ارسال دعوت‌نامه، فرد دعوت‌شده پیامکی دریافت می‌کند که در آن به دعوت او برای عضویت در حساب پارسدِو اشاره شده است.
در پیامک، نام دعوت‌کننده و نقش در نظر گرفته‌شده برای عضو مشخص می‌شود. همچنین از فرد دعوت‌شده درخواست می‌شود برای بررسی دعوت، وارد داشبورد کاربری خود شود.
چگونه دعوت عضویت را بپذیریم؟
عضو دعوت‌شده پس از ورود به محیط کاربری پارسدِو، می‌تواند از بخش دسترسی اعضا دعوت‌نامه دریافتی را مشاهده کند.
در این بخش، امکان پذیرش یا رد دعوت وجود دارد.
اگر فرد دعوت را بپذیرد، دسترسی تعیین‌شده برای او فعال می‌شود و می‌تواند مدیریت حساب دعوت‌کننده را آغاز کند و در صورت رد دعوت، عضویت در حساب دعوت‌کننده انجام نخواهد شد.
مدیریت حساب دعوت‌کننده در محیط کاربری
پس از پذیرش دعوت‌نامه، محیط کاربری عضو تغییر می‌کند.
در بالای صفحه، پیامی نمایش داده می‌شود که مشخص می‌کند کاربر در حال مدیریت حساب فرد دعوت‌کننده است. برای مثال، عضو فنی می‌تواند مشاهده کند که در حال مدیریت حساب یک شرکت یا مدیر مشخص است.
همچنین یک دکمه با عنوان بازگشت به حساب من در اختیار عضو قرار می‌گیرد.
با استفاده از این دکمه، فرد می‌تواند از محیط مدیریت حساب دعوت‌کننده خارج شود و به حساب کاربری شخصی خود بازگردد.
این قابلیت باعث می‌شود اعضای تیم بتوانند بدون ایجاد اختلال در حساب شخصی خود، میان حساب خود و حساب سازمانی که مدیریت آن را بر عهده دارند، جابه‌جا شوند.
مشاهده و بررسی فعالیت‌های تیم در پارسدِو
علاوه بر قابلیت مدیریت دسترسی اعضا، بخش جدید «فعالیت‌ها» هم در محیط کاربری پارسدِو فراهم شده است.
این بخش به مدیر حساب امکان می‌دهد فعالیت‌های اعضای تیم خود را مشاهده و بررسی کند.
با استفاده از این قابلیت، مدیران سازمان می‌توانند نظارت بهتری بر فعالیت‌های انجام‌شده توسط اعضای تیم داشته باشند و وضعیت مدیریت حساب سازمانی را بررسی کنند.
وجود بخش فعالیت‌ها در کنار قابلیت تعریف دسترسی اعضا، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا علاوه بر واگذاری مسئولیت‌ها، امکان بررسی فعالیت‌های تیم را هم در اختیار داشته باشند.
این ویژگی به‌ویژه برای سازمان‌هایی که چند عضو در مدیریت سرویس‌ها و امور حساب کاربری مشارکت دارند، کاربردی خواهد بود.
مزایای مدیریت اعضای تیم برای شرکت‌ها و سازمان‌ها
قابلیت جدید پارسدِو می‌تواند مدیریت حساب‌های سازمانی را در چند زمینه بهبود دهد.
افزایش امنیت حساب سازمانی
با استفاده از قابلیت دسترسی اعضا، نیازی به اشتراک‌گذاری اطلاعات ورود حساب اصلی میان اعضای تیم نیست. هر فرد با حساب کاربری خود فعالیت می‌کند و دسترسی او توسط مدیر حساب تعیین می‌شود.
تقسیم مسئولیت‌ها میان اعضای تیم
شرکت‌ها می‌توانند مسئولیت‌های فنی، مالی و مدیریتی را میان افراد مختلف تقسیم کنند. این موضوع باعث می‌شود فرایند مدیریت سرویس‌ها ساده‌تر و منظم‌تر انجام شود.
کنترل دسترسی به سرویس‌ها
امکان انتخاب سرویس‌های قابل مدیریت توسط اعضای فنی و اعضای دارای دسترسی کامل، به مدیران اجازه می‌دهد دسترسی‌ها را متناسب با مسئولیت افراد تنظیم کنند.
مدیریت دسترسی‌های موقت
تعیین اعتبار زمانی دسترسی، امکان واگذاری مسئولیت به همکاران موقت و پیمانکاران را فراهم می‌کند. پس از پایان اعتبار، دسترسی فرد به‌صورت خودکار قطع می‌شود.
نظارت بر فعالیت‌های اعضای تیم
با استفاده از بخش فعالیت‌ها، مدیران می‌توانند فعالیت‌های تیم را بررسی کنند و نظارت بیشتری بر مدیریت حساب سازمانی داشته باشند.
جمع‌بندی
قابلیت جدید مدیریت اعضای تیم در پارسدِو، راهکاری کاربردی برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی است که مدیریت سرویس‌های خود را میان چند نفر از اعضای تیم تقسیم می‌کنند.
با استفاده از این قابلیت، مدیر حساب می‌تواند اعضای جدید را دعوت کند، نقش آن‌ها را مشخص کند، دسترسی به سرویس‌های موردنظر را تعیین کند و برای دسترسی هر عضو اعتبار زمانی در نظر بگیرد.
همچنین امکان پذیرش یا رد دعوت‌نامه توسط اعضا، جابه‌جایی میان حساب شخصی و حساب دعوت‌کننده و مشاهده فعالیت‌های تیم از طریق بخش جدید فعالیت‌ها، مدیریت حساب‌های سازمانی را ساده‌تر می‌کند.
برای استفاده از این امکانات، کافی است وارد محیط کاربری پارسدِو شوید و از بخش دسترسی اعضا، فرایند دعوت و مدیریت اعضای تیم خود را آغاز کنید.